近期，香港公司注册处在对信托或公司服务提供者（TCSP）牌照持有机构进行的不定期巡查中，加强了对一项基础合规事项的核查：商业登记证原件是否于公司的注册营业地点展示。这一举措提醒所有香港公司，需重新审视对商业登记证这一重要法律文件的保管与展示方式。
监管背景与常见误区
许多公司负责人存在一个普遍的误解，认为商业登记证原件属于公司内部重要文件，应存放于负责人住所或保险柜等自认为安全但与注册地址不同的地点。然而，这种基于便利性或主观安全考量的保管方式，实际上与香港的法定要求相悖，并在监管抽查中构成明确的合规瑕疵。
《商业登记条例》第12条法定要求详解
香港法例第310章《商业登记条例》第12条明确规定：“有效的商业登记证或分行登记证，须于与该证有关的营业地点或分行展示。”
该条款的核心解读如下：
展示主体： 指商业登记证上载明的业务实体。
展示对象： 必须为税务局发出的 “原件”。
展示地点： 必须为该商业登记证所对应的、在公司注册处登记的 “营业地点”。
状态要求： 所展示的登记证必须为 “有效” 且处于最新年度。
此项规定的立法目的在于确保政府执法人员、商业伙伴及公众在必要时，能够于公司的法定营业场所直接查验其合法登记状态，保障商业交易的透明度和监管的有效性。
不合规展示可能引致的风险
若未能遵从上述法定展示义务，公司可能面临多重风险：
• 法律风险： 根据《商业登记条例》，未能按规定展示商业登记证即属违法，可被处以定额罚款乃至检控。该违规记录亦可能影响公司在政府部门的合规评级。
• 运营风险： 在银行尽职调查、政府招标或重要商业合作中，若被查实存在基础合规缺陷，可能延误业务流程，损害公司信誉，甚至影响商业机会。
商业登记证合规保管与使用操作指南
为确保完全符合法规，企业应立即采取以下措施：
• 原件展示： 首要步骤是将有效的商业登记证原件，以清晰、不易损坏的方式，长期展示于公司注册营业地址的显眼位置。这是满足法律要求的最直接方式。
• 日常使用： 为满足日常业务需要（如提供给供应商备案），可使用商业登记证的高清彩色扫描件或复印件。在多数非官方场合，此类副本已被普遍接受。
• 官方用途： 对于银行开户、申请特定许可证、参与诉讼等需提交具备法律效力文件的正式场合，应使用由香港税务局加盖印花并签发的 “核证副本” 。此副本在法律上与原件具有同等效力。企业可自行通过税务局申请，或为提升效率，建议委托如百川归海等持有TCSP牌照的专业服务机构协助办理。
• 地址维护： 若公司营业地址发生变更，必须首先向税务局及公司注册处办理商业登记证地址变更手续。在获得载有新地址的登记证后，应立即在新地址进行展示。
• 专业咨询： 对于复杂的运营架构（如存在多个营业地点、共享办公空间等）如何具体落实展示要求，建议咨询专业公司秘书服务机构，以获得符合自身情况的合规方案。
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